Como aumentar a produtividade e gerir melhor seu tempo?

Publicado em: 28/04/2022

Braço com relógios e frase "como ter dias mais produtivos e gerir melhor seu tempo"

Conseguir ser mais produtivo é o desejo e a skill mais valiosa para onze em cada dez profissionais, incluindo você que está lendo este artigo, aposto, rs…

Quantas vezes, desde que veio a pandemia, principalmente, você já não se pegou pensando: “Em apenas 24 horas é impossível fazer tudo o que eu tenho que fazer hoje!”, enquanto “Tic-Tac, o tempo está passando”…

Ou então, só foi empurrando tópicos da sua lista de tarefas dia após dia (a [nada] boa e velha procrastinação, sabe?) até um dia antes do prazo final, quando teve que fazer como na época dos seus trabalhos de escola, rs…

Sim, a pandemia parece que fez com que os dias ficassem mais ligeiros e nós déssemos cada vez menos conta de cumprir com os nossos afazeres, sejam eles profissionais ou pessoais, tanto que centenas de milhares de posts e conselhos sobre produtividade se espalharam à velocidade da luz nas redes sociais.

Pessoa sendo produtiva

Manter times produtivos e motivados, que saibam gerir bem o seu tempo, é um dos maiores desafios para os profissionais de Recursos Humanos num mundo BANI (ou seja, Frágil, Ansioso, Não linear e Incompreensível, na tradução para o português). E por quê? Porque muitos confundem ser ocupado com ser produtivo!

Uma pessoa ocupada vive “apagando incêndios” pra lá e pra cá o dia inteiro, enquanto alguém produtivo consegue priorizar suas demandas de acordo com o seu grau de importância e, dessa forma, as cumpre no prazo que havia estipulado.

Tá, e como você e seus times vão saber o que é mais prioridade numa rotina em que “é tudo pra ontem”?

Faça acontecer (e a regra dos 2 minutos)!

Getting This Done (GTD), ou “Faça Acontecer” é um método criado pelo consultor e instrutor de produtividade, David Allen, para times que desejam (ou precisam) alcançar um nível de produtividade mais alto.

Como ele funciona?

Ele se divide em 5 etapas:

  • Coletar
    Nesta etapa, você precisa anotar tudo (sim, tudo! Até a mais óbvia das tarefas) que precisa ou que quer fazer naquele dia ou semana, seja no âmbito profissional ou pessoal. Coletar suas tarefas ajuda a “desocupar” sua memória de coisas que você não precisa ficar lembrando o tempo todo, mas também não pode esquecer, rs.
  • Processar
    Anotou tudo? É hora de processar, ou seja, entender o que é cada uma das tarefas listadas e tomar uma decisão sobre ela.
    Por exemplo: é algo que pode ser feito em menos de dois minutos? Já faça na hora!
    É algo que você quer/necessita fazer, mas não precisa naquele momento? Agende, planeje um projeto (utilizando métodos como o PDCA, o 5W2H e o SMART ) ou delegue a alguém, caso não se sinta suficientemente confortável para fazê-lo.

    Uma outra ferramenta que pode ajudar a priorizar suas tarefas é a Matriz de Eisenhower, que as divide entre: Urgentes e Importantes, Urgentes e Não Importantes, Não Urgentes, mas Importantes e Não Urgentes e Não Importantes.

    Listadas e processadas…
  • Organize suas tarefas
    Divida as coisas que você tem que fazer em categorias, como: “trabalho”, “pessoal”, “estudo”, “arquivo”, etc.
  • Revise
    É importante repassar periodicamente suas tarefas, para verificar o que foi feito, o que pode ser descartado, rever o que está pendente e/ou pode ser delegado e eventuais novas tarefas. Dica de ouro: estabeleça um dia/horário específico toda semana para esse passo. Ele vai te ajudar a ver com mais clareza as tarefas e seus prazos. 📅
  • Faça!
    Hora de botar a mão na massa! 😊
Pessoa procrastinando

E, falando em botar a mão na massa, tem gente que adora fica deixando pra amanhã o que deveria ter sido feito ontem, né?

Vencer a procrastinação é outro desafio e tanto para colaboradores e gestores de RH. Mas, no treinamento sobre Produtividade e Gestão de Tempo que a Happmobi desenvolveu, você e seus times vão conhecer os tipos de procrastinador e como lidar com cada um deles, como criar bons hábitos e modificar hábitos que atrapalham o desempenho profissional e a vida de vocês e dica para manter o foco e a organização!

Quer saber mais?