Planeje, faça, analise e aja! Conheça o PDCA!

Publicado em: 16/09/2021

“Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”.

Você já parou para pensar como uma frase de “Alice no País das Maravilhas” – e que, na verdade, é uma referência a escritos de Sêneca, um filósofo contemporâneo de Jesus Cristo – teria tudo a ver com o mundo corporativo?

Parece até meio óbvio dizer que sem um rumo e um objetivo bem definidos, fica difícil atingir metas e o sucesso que tanto se almeja dentro das empresas.

Mas, na prática, a teoria é outra! Sem ter ferramentas para saber qual o melhor caminho a percorrer para alcançar aquela produtividade top das galáxias, com o menor desperdício e custo possíveis, convenhamos, é meio difícil – pra não dizer quase uma missão impossível.

Tudo começa pelo planejamento
Meu caro leitor de L. Carroll, quantas vezes já aconteceu de começar algum projeto novo, seja na vida profissional ou pessoal, acreditando que ‘agora vai’, mas, ter se deparado com uma encruzilhada nas quais as opções eram tão ruins quanto as que o gato de Cheshire propõe para a nossa querida Alice?

Vários motivos podem ter feito com que essas tentativas não dessem certo: o “fazer pelo fazer”, só pra “ver no que dá” ou desistir na primeira falha, sem analisar e estudar o que poderia ter sido feito diferente.

É por isso que planejar as etapas antes de qualquer primeiro passo é tão importante! Lembra dos mapas de navegação ou dos planos de voo? Eles preveem tudo o que é necessário e o que pode ocorrer de imprevisto ao longo da viagem – como descobrir a América -, para que os marinheiros e tripulantes estejam munidos das informações de que precisam para tornar o percurso cada vez mais fácil, assim como acontece com os colaboradores da sua empresa.

Não é à toa que o planejamento é a primeira etapa do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), uma ferramenta que busca a melhoria contínua de processos, pessoas ou projetos de uma empresa, sempre com foco na qualidade.

Nessa etapa de planejamento, é importante identificar o problema que se quer resolver ou o objetivo a ser atingido, buscando as situações em que tal falha costuma acontecer e o que pode explicar a sua ocorrência.

Mas, atenção, porque é importante achar a causa raiz desse problema. Um brainstorming eficaz ou a metodologia 5W2H podem te ajudar nisso! ;D

Então, chegou a hora de montar um plano de ação e partir para a segunda etapa: botar a mão na massa!

Aqui, o plano é explicado direitinho para todo o time e as ações são delegadas para cada um. O acompanhamento e orientação da equipe são essenciais para que todas as tarefas sejam feitas de acordo com o esperado.

Dica importante: oriente os envolvidos no processo para anotarem dados que considerarem relevantes para que seja possível verificar os resultados na etapa seguinte, que é a de checagem.

Como o próprio nome já sugere, nesta etapa, o objetivo é verificar se o plano de ação está sendo cumprido e se as atividades nele propostas são, de fato, eficazes.

Mas, como saber se o caminho é o certo? Através da análise dos dados extraídos na etapa anterior. Para isso, é preciso ter bem definida alguma forma de avaliação, com indicadores, por exemplo. Eles é quem vão dizer se os objetivos estão sendo cumpridos.

Então, chega o momento de tomar decisões e agir, já sabendo os pontos positivos e negativos do primeiro ciclo: compare o resultado esperado com o que aconteceu de fato. Se todas as metas foram atingidas, esse será o novo padrão adotado dali em diante. Caso alguma coisa tenha ficado abaixo da expectativa, inicia-se um novo ciclo, este com o objetivo de corrigir as falhas do processo anterior, e assim sucessivamente.

Por isso, o PDCA é um ciclo de melhoria contínua. Ele nunca se encerra em si mesmo. Um de seus pressupostos, inclusive, é o de que sempre é possível melhorar algum processo. E ele funciona para empresas dos mais variados setores, desde que estejam dispostas a inovar e a implantar um modelo mais enxuto de trabalho. Além disso, o PDCA também pode ser aplicado na gestão de pessoas e projetos.

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