Metodologia Kanban

Publicado em: 07/12/2021

Em 1940, com o objetivo de facilitar o controle de estoque de materiais, em um sistema de manufatura um tanto quanto puxado, foi introduzido o sistema kanban (com k minúsculo) por Taiichi Ohno, dentro do sistema Toyota. Porém, em 2004 o conceito mudou um pouco! Hoje o Kanban (com K maiúsculo) é uma metodologia ágil e uma grande facilitadora de organização de rotinas e processos empresariais.

Fica aqui, para saber mais!

Kanban, com K (O que é?)
De origem japonesa, Kanban significa ‘sinalização’ ou ‘cartão’. Essa ferramenta propõe o uso de cartões ou post-its para indicar, atribuir e acompanhar o fluxo de atividades dentro da empresa.

É um sistema super visual para a gestão de tarefas ou fluxos de produção, por utilizar post-its coloridos.

Dentro do RH, para garantir a produtividade e divisão de responsabilidades, o Kanban é muito indicado, pois é possível analisar as demandas dos demais colaboradores, auxiliando-os em suas rotinas e gerenciando tempo e tarefas com mais precisão. Assim, a gestão pode acompanhar mais de perto e analisar os resultados de cada equipe, assim como criar uma cultura de melhoria contínua.

Esse sistema funciona, atualmente, como e-Kanban, ou seja, são utilizadas ferramentas eletrônicas adaptando o Kanban para o ambiente virtual, ajudando a agilizar os processos com o auxílio da tecnologia. As ferramentas mais comuns são: Trello, Asana e Kanban Tool.

3 Princípios da Metodologia Kanban

  • Evolução constante
    Analisar como o seu fluxo se comporta, para compreender como é possível melhorar. Alguns dos problemas mais comuns para os colaboradores são a sobrecarga ou uma tarefa que demora para ser concluída, e, por isso, é importante a transparência total no trabalho e este gerenciamento pode ser feito através do e-Kanban.
  • Continuidade
    Um dos princípios do Kanban é limitar a quantidade de tarefas, para que elas não fiquem inacabadas. Focar em apenas uma demanda, faz com que você se dedique 100% a ela.
  • Fluxo de trabalho
    Por considerar o fluxo contínuo, devem ser definidas as etapas que serão analisadas, como: quantas demandas cada colaborador deverá ter, considerando o tamanho da equipe e esforço por determinada tarefa.

Principais benefícios
Por não exigir investimentos altos (bastam post-its e um quadro), ele pode ser utilizado em qualquer empresa ou negócio.

Além disso, utilizando referências visuais, os processos ficam mais rápidos e a identificação das demandas é mais nítida, fazendo com que possíveis burocracias sejam diminuídas ou até eliminadas.

O Kanban é essencial para o estabelecimento de metas e objetivos do RH, pois o time consegue visualizar com mais precisão pequenos alvos a serem atingidos com mais facilidade.

A implementação do Kanban no RH pode gerar, de início, certa insegurança no time, por conta da metodologia de fluxo rápido e contínuo.  Assim, recomenda-se elaborar um briefing de treinamento para auxiliar os colaboradores a entenderem melhor como funciona essa metodologia.

É importante mostrar à equipe como funciona o Kanban e explicar o motivo de o mesmo estar sendo utilizado, falar sobre os benefícios que serão alcançados através da metodologia. Dessa forma, todos os envolvidos conseguirão produzir melhor, já que saberão o que se espera sobre eles de forma mais alinhada.

Como funciona?
Organize as colunas do seu Kanban com tarefas “a serem feitas”, “em andamento” e “concluídas”. Tenha uma perspectiva geral, para conseguir compreender quais demandas precisam ser priorizadas e, quem são os responsáveis por elas, além dos prazos a serem cumpridos.

O mais bacana de muitas plataformas virtuais, é que podem ser etiquetadas de acordo com a urgência. E, isso ajudará o foco da equipe naquilo que realmente interessa!

Monitorar sempre o que está sendo feito, ou o que está em andamento é uma forma de garantir a qualidade esperada e o respeito aos prazos. Assim, qualquer pedra no caminho que apareça, é só realizar um ajuste aqui, outro ali e conseguirá ter sucesso para atingir suas metas.

Metodologias ágeis
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