Conheça o 5W2H e monte planos estratégicos certeiros!

Publicado em: 28/09/2021

Parece nome de algum elemento químico, mas não é. O 5W2H é, na verdade, uma ferramenta muito útil para colaboradores de quaisquer áreas de uma empresa, seja ela de que ramo e porte for.

Composto por um checklist com sete perguntas, o 5W2H ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria que resultarão em economia de tempo, num ambiente com a produtividade lá no alto e num nível de competitividade também mais elevado. Ou seja, uma enxurrada de vantagens! Essa “sopa de letrinhas” corresponde às iniciais das palavras que devem ser respondidas quando o 5W2H é executado. São elas:

Olhando assim, parece fácil responder, mas é preciso muita atenção para não achar que foi amor à primeira vista e cair numa cilada.

Um exemplo: vamos supor que o objetivo seja aumentar os lucros da empresa ou a produtividade de um determinado setor.

Ok, mas em quanto se quer aumentar esses índices?

O ideal é que o 5H2W seja sucinto, mas detalhista: procure responder às perguntas em uma linha, mas que contenha o máximo de detalhes possível.

Vamos destrinchar o exemplo acima.

Trocando em miúdos, o 5W2H é uma ferramenta que permite que o problema a ser resolvido possa ser mais facilmente identificado e analisado sob vários ângulos. Além do mais, ele permite um acompanhamento do andamento do projeto muito mais claro, porque cada um dos colaboradores envolvidos sabe exatamente o que fazer, o prazo que tem para isso e como executar. Economia de tempo, recursos, mais assertividade e sucesso na certa, até porque, se as coisas estiverem mudando de rumo, o 5W2H permite que isso seja visto e uma nova direção seja tomada, se necessário! ;D

Se é pra fazer, então vamos fazer direito, certo? Então se liga nessas dicas para não se embolar na hora de montar a sua planilha 5W2H:

– Seja o mais preciso possível nas respostas
Como já falamos algumas linhas acima, as respostas devem ser curtas e dizerem exatamente onde querem chegar.

– Compartilhe as etapas e a evolução do projeto
Projetos, no meio corporativo, normalmente envolvem mais de uma pessoa ou setor. Por isso, é importante que a planilha esteja ao acesso de todos, seja física, num chalkboard, por exemplo, ou virtual, utilizando ferramentas eletrônicas, como o Google Planilhas, o Trello ou o Evernote.

– Estabeleça uma frequência para reavaliar o alinhamento do projeto
Mudanças de percurso, às vezes, são inevitáveis e até necessárias. O que se identificou de início como problema pode exigir uma mudança de direção, que afete somente um ponto ou até mesmo o projeto inteiro. Então, é importante reavaliar periodicamente o seu andamento e extrair o máximo proveito do 5W2H.

– Feedback é importante
Ninguém nasce sabendo de tudo. Dar (e receber) um feedback é fundamental para alinhar expectativas. Ao longo do andamento do projeto, faça reuniões com todos os envolvidos, para que todos saibam o que já foi feito, onde o projeto está naquele momento e o que acontecerá em seguida.

E você sabia que o 5W2H pode ser utilizado como ferramenta auxiliar na etapa de planejamento do ciclo PDCA, um método de melhoria contínua que pode ajudar a aumentar a produtividade e a competitividade da sua empresa, reduzindo custos e falhas e incentivando a aprendizagem contínua dos seus colaboradores?

A Happmobi desenvolveu um curso bem bacana sobre o ciclo PDCA para você saber direitinho como implementá-lo na sua empresa e nos seus processos.